Sin importar el mercado o el tamaño de una empresa, los clientes son una parte fundamental de su crecimiento, por ello, es necesario tratarlos con respeto y hacerlos sentir cómodos.
Una forma de crear las bases de una buena relación es escribir una carta de agradecimiento a un cliente. Esta carta no sólo te permitirá expresarle tu alegría por trabajar con él o con ella, sino que también te ayudará a hacerlos sentir apreciados por tu empresa.
Consejos para escribir una buena carta de agradecimiento a un cliente
Como podrás imaginar, escribir una carta de agradecimiento a un cliente no es lo mismo que escribirle una carta a un amigo o familiar. Por lo tanto, hay ciertas reglas o normas que debes seguir. Aquí hay algunos tips que te ayudarán a crear una buena carta profesional.
- Mantén un tono adecuado. Sé formal con tu cliente, pero, dentro de lo que cabe, procura ser agradable y mostrarte cercano. Si es un cliente nuevo, trátalo de “usted”. Sin embargo, si es un cliente con el que ya has trabajado y con el que tienes una mejor relación, puedes tutearlo. Lo ideal es que en este tipo de misivas evites las bromas y uses frases como “Estimado” o “Apreciado”.
- Utiliza una hoja membretada. Hoy en día toda empresa o pequeño negocio cuenta con un logo o con hojas membretas que utilizan cuando se ponen en contacto con sus clientes. Pregúntales a tus jefes si la empresa cuenta con un formato de este tipo y úsalo para enviar tu carta de agradecimiento.
- Elige un buen color, tamaño y tipo de letra. Recuerda que la carta de agradecimiento que estás enviando es formal, por lo tanto, elige un tipo de letra elegante y sencillo de leer. Además, procura por un tamaño de fuente estándar, es decir, 12 puntos y color negro.
- Personaliza tu carta de agradecimiento. Si alguna vez has recibido una carta de agradecimiento, seguramente, notaste que son notaste que son muy frías e impersonales. Esto no quiere decir que si tu empresa ya cuenta con plantillas, las ignores, sino más bien que añadas toques personales y que cambies frases para darle un tono más cálido y humano a tu carta. Recuerda que estos pequeños detalles significan la diferencia entre tú y tu competencia.
Ejemplo de carta de agradecimiento a un cliente
[Lugar y fecha]
[Nombre de la empresa]
Estimado(a) Sr.(a) [Nombre y apellido]
El motivo de esta carta es para agradecerle su confianza y su preferencia por nuestros servicios. Comprendo que su negocio es lo más importante para usted y, por ello, queremos comprometernos a ofrecerle la mayor calidad posible.
Aunque somos proveedores de diversos servicios, también somos consumidores, por ello, conozco ambas actividades y sé que espera lo mejor de nosotros. Por tal motivo, me gustaría invitarlo a escribirme cualquier duda que tenga sobre nuestros servicios.
De igual forma, si tiene alguna sugerencia o algún comentario en cuanto la entrega o sobre nuestro producto, no dude en decírmelo. A pesar de que tenemos un correo especial para este tipo de mensajes, estaría encantado de atenderlo personalmente.
Espero que su confianza en nuestra empresa aumente y sigamos trabajando en un futuro. Si en algún momento decide trabajar con otro departamento, le aseguro que mis compañeros estarán encantados de atenderlo y le proporcionarán las mejores opciones para su negocio.
Como le dije, estamos comprometidos a ofrecerle un servicio de alta calidad, el cual no sólo incluye un excelente producto, sino también un excelente trato al cliente. Nuevamente le agradezco su confianza y su preferencia. Espero servirle en el futuro.
Atentamente,
[Nombre y apellido]
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5 pasos para escribir una buena carta de agradecimiento a un cliente
Muchas personas tienen la idea de que escribir una carta es sumamente complicado, en especial, si se trata una carta de agradecimiento a un cliente, en la que cual se debe ser un poco más formal. Sin embargo, redactar este tipo de misivas es más sencillo de lo que crees, y mucho más si utilizas nuestro modelo de carta. Aquí están algunos sencillos que puedes seguir:
1. Elige el saludo adecuado
Dado que tu carta es formal, empieza con un “Estimado Sr./Sra” y agrega el apellido de tu cliente. Si su relación es más cercana, puedes cambiar el apellido por su nombre de pila.
2. Menciona el servicio/producto que adquirieron
Por lo general, las cartas de agradecimiento se escriben después de una compra, así que una forma sencilla de personalizar tu carta es mencionar el motivo de la relación comercial, es decir, el producto o servicio que tus clientes compraron.
3. Agradece por su preferencia y asegúrales un buen servicio
En unas breves líneas, dale las gracias al cliente por haber elegido a tu compañía y comprométete a entregar un buen servicio.
4. Pide sugerencias o comentarios
Algo que puede hacer que tu carta sea única y que el cliente se sienta más cómodo contigo es pedirle que te haga alguna sugerencia o comentario. De esta forma, no sólo mejorarás tus procesos de venta, sino que también le demostrarás que se preocupan por su bienestar.
5. Haz un buen cierre
Para concluir tu carta puedes reiterar tu agradecimiento y tu compromiso de ofrecer servicios de buena calidad. De igual manera, puedes mencionar tu deseo de seguir trabajando con este cliente. Cierra con un “Quedo a sus órdenes” o un “Atentamente” y no te olvides de agregar tu firma.
¿Cuándo y por qué deberías utilizar una carta de agradecimiento a un cliente?
Una empresa puede tener los mejores productos o servicios, pero si no tiene una buena relación con sus clientes, está condenada al fracaso. Aunque muchas personas tienen la idea de que desarrollar una buena relación con un cliente puede ser demandante, lo cierto es que puedes hacerlo con pequeños detalles como una carta de agradecimiento.
Redactar una carta de agradecimiento a un cliente puede serte muy útil porque, en primer lugar, no requiere mucho tiempo y es un detalle que hace sentir especial a las personas Además, crear este vínculo evitará que tus clientes se vayan con tu competencia. De igual manera, una carta de agradecimiento te permite mantener el contacto con tus clientes, lo cual será de suma utilidad dado que cuando necesiten tu producto o servicio recurrirán a ti.
Como podrás imaginar un buen momento para enviar una carta de agradecimiento es después de que tu cliente realice una compra. Sin embargo, también puedes enviar una carta a fin de año para:
- Agradecer a tus clientes por su preferencia
- Felicitarlos por las fiestas
- Mencionar la posibilidad de nuevos negocios
Aunque estas son las situaciones más comunes para enviar cartas de agradecimiento, es posible que tu empresa cuente con otras sugerencias. Si no las tiene, puedes proponerte a ti mismo, enviar estas misivas cada tres o seis meses, lo cual te ayudará a crear un buen vínculo con tus clientes.
